Exitem muitos fatores que influenciam na qualidade, quantidade e tempo nas entregas das equipes. Por exemplo, excesso de demanda e falta de organização. Algumas adaptações podem ser feitas para otimizar o tempo da equipe. Revisões das políticas de reuniões, acordo de nível de serviço (SLA) e novas contratações são importantes para melhorar a organização dos times. Porém, é importante entender o contexto do acúmulo de tarefas antes de tomar a decisão mais assertiva para mitigar o problema.


Melhores práticas identificadas


  • Revisão da necessidade de reuniões

Importante analisar o contexto, quantidade e qualidade das reuniões que acontecem na rotina das equipes. É possível adotar algumas práticas como: preparar pautas antes de cada encontro, deixando claro o objetivo e tempo da reunião; alavancar os canais de comunicação já existentes dentro da organização e explicar o papel de cada um deles; estimular a troca por escrito de demandas e necessidades.


Não: "Não tive tempo suficiente pelo fato de que muitas pessoas marcam reuniões que poderiam ser resolvidas por e-mail. Desde a última semana eu passei a adotar o método de chamar a pessoa que marcou a reunião antes e pedir um briefing pelo teams mesmo. Muitas vezes eu consegui evitar reuniões e ter mais tempo pra fazer minhas coisas assim. 

Acredito que pode ser feitas comunicações incentivando a marcar menos reuniões possíveis, de que forma? 

- Envie sempre um e-mail com a pauta anteriormente: às vezes os participantes conseguem responder tudo já no email. 

- Chame sempre seus colegas no teams! O formato chat também é super eficaz para resolver pendências sem precisar ligar. Sem contar que fica registrado e evita desencontros de informações."

Não: "A quantidade de reuniões está insana e desnecessária. Temos reuniões que se quer envolve nosso time, nós ficamos apenas acompanhado o retorno e cobranças a um time paralelo durante a reunião, tem reuniões que chegam a durar 2 horas, sem a real necessidade. Há reuniões diárias para falar do mesmo tema, quando não teve se quer evolução, pois não conseguirmos dar sequência na demanda. Isso diminui a produtividade do trabalho, pois não conseguimos ter tempo hábil para desempenhar as funções e atividades de rotina. Sem contar que a pressão por entregar aumentou, e o tempo útil de trabalho, devido as reuniões, diminui."

Sim: "Mas temos muitas reuniões, temos que ver se ao invés de reuniões não podemos alinhar de outra forma, via slack, e-mail, documento do google, para otimizar o tempo, deixando reuniões para situações realmente indispensáveis."


  • Saber priorizar e organizar

Se possível, revise o acordo de nível de serviço (SLA) e faça um alinhamento geral de objetivos para deixar claro o que se quer entregar enquanto empresa. Isso irá possibilitar que os colaboradores e líderes entendam suas urgências e demandas.


Sim: "Essa pergunta é bem importante pq tempo nós temos, mas é preciso muita organização! Como a demanda é super alta, se não soubermos administrar nossos horários ao longo da semana, não conseguimos dar conta de tudo"

Não: "Pois novas demandas mais importantes e elencadas pela gerência sempre surgem antes do finalizá-las"

Sim: "A [empresa] nos permite organizar nosso planning semanal de forma que seja possível organizar as entregas. Isso é um ponto positivo. Além de existir espaço para ajustes"

Não: "Percebo que a cada dia aparecem novas tarefas e processos, porém de forma muito rápida e desorganizada. Sinto como se nem acabassemos uma coisa e já começássemos a incluir novos afazeres ou processos. Tarefas técnicas, de gestão e reuniões extensas de uma só vez e muitas vezes em mais de um projeto simultaneamente, esses fatores oneram muito nossa agenda e não nos permite focar em um ponto por vez, isso faz com que eu perca muito minha produtividade. A empresa é maravilhosa, mas falta um pouco de organização nos papéis e atividades de cada membro." 

Não. "Muitas demandas chagam em cima da hora, com prazos curtíssimos e muitas vezes faltando informações o que compromete a entrega do trabalho a ser realizado e das outras demandas que já haviam sido planejadas."


  • Cuidado com o dimensionamento da equipe conforme volume de demanda

Após a revisão de reuniões e acordo do nível de serviço, é possível surgir o entendimento de que seja necessário expandir o time: seja com contratações temporárias ou novos cargos definitivos. É importante entender o contexto da equipe e os planos de crescimento da empresa antes de tomar a decisão de contratações.


Não: "Com a mudança de gestão não tenho tempo para desempenhar tantas tarefas. Muitas solicitações e pouco tempo para fazer. Muito trabalho e pouco braço."

Não. "Os últimos meses em CS, na verdade, foram bastante intensos e as demandas só têm aumentado, devido a uma chegada maior de clientes. Ainda é necessário que a equipe cresça, tanto de Ongoing, quanto de Onboarding."

Não. "O volume e diversidade de demandas às vezes compromete o tempo definido pra realizar a tarefa."

Não. "Nos últimos 30 dias, não. Participei de alguns projetos específicos que iniciaram com tempo "estourado", então além de levar alguns projetos atrasados, ainda tínhamos as tarefas normais em andamento.. Porém, com a volta recente de membros da equipe que estavam afastados, acredito que diminuirá a carga de tarefas, ajudando no tempo para desempenho das tarefas."

Não. "A equipe está em um força tarefa trabalhando constantemente além do horário."

Não. "Tivemos algumas mudança que demandou mais esforço em algumas partes, deixando outras para posterioridade. Está faltando braço na equipe."


Sentimentos identificados


Retrabalho + trabalhos operacionais

Não. "Em função da falta de ferramenta adequada ou com a falha da mesma, é necessário atividades manuais para identificar e mitigar os erros, com isso deixamos de investir tempo e energia na melhoria dos processos e em atividades que agregam valor ao negócio. O resultado disso é a necessidade de horas adicionais para o cumprimento de todas as tarefas." 

Não. "Temos uma grande quantidade de trabalho manual, além da dependência que os outros times tem do [TIME]. Nas últimas semanas estamos trabalhando contra-atacar os dois pontos citados, de forma que houve tempo para execução das tarefas. Caso a carga de trabalho aumente poderão ocorrer atrasos frequentes no roadmap."

Não. "ao contrario do esperado em muitos casos, o tempo é sempre mandatório, as demandas chegam com alta prioridade e sem prazo para realização, o trabalho é feito e num segundo momento tem sempre um retrabalho ou erro de negocio identificado inviabilizando o uso. Coisa que com o tempo correto poderia ter sido evitado ou identificado antes de ir para podrução."


Impactos da pandemia

Não. "Infelizmente acabei contraindo o covid19 e fiquei 7 dias afastado."

Sim. "O fechamento das escola por causa da fase vermelha atrapalhou um pouco, por causa das crianças em casa o dia todo. Mas, no geral foi suficiente."

Não. "O homeoffice para líderes demanda mais esforço. Preciso invariavelmente de pelo menos 3 ou 4 horas a mais por dia para realizar as mesmas coisas que no modelo presencial" 

Sim. "Em homeoffice isso é meio relativo, pois não fazemos as pausas corretas de almoço e acabamos esticando o horário para terminar devida tarefa, assim como em alguns casos paramos antes quando concluimos uma atividade. Tenho tentado me policiar aos fds, pois uma vez que estamos em isolamento e com a area de trabalho em casa, é meio inevitável não aproveitarmos para colocar algumas coisas em dia ou fazer alguma analise."