Existem muitos fatores que influenciam na qualidade, quantidade e tempo nas entregas das equipes. Por exemplo, excesso de demanda e falta de organização. Algumas adaptações podem ser feitas para otimizar o tempo da equipe. Revisões das políticas de reuniões, acordo de nível de serviço (SLA) e novas contratações são importantes para melhorar a organização dos times. Porém, é importante entender o contexto do acúmulo de tarefas antes de tomar a decisão mais assertiva para mitigar o problema.


Melhores práticas identificadas


  • Revisão da necessidade de reuniões

Importante analisar o contexto, quantidade e qualidade das reuniões que acontecem na rotina das equipes. É possível adotar algumas práticas como: preparar pautas antes de cada encontro, deixando claro o objetivo e tempo da reunião; alavancar os canais de comunicação já existentes dentro da organização e explicar o papel de cada um deles; estimular a troca por escrito de demandas e necessidades. Um levantamento do tempo em que se passa em reuniões semanalmente também é um bom indicador para balancear a quantidade de encontros.


Não: "Não tive tempo suficiente pelo fato de que muitas pessoas marcam reuniões que poderiam ser resolvidas por e-mail. Desde a última semana eu passei a adotar o método de chamar a pessoa que marcou a reunião antes e pedir um briefing pelo teams mesmo. Muitas vezes eu consegui evitar reuniões e ter mais tempo pra fazer minhas coisas assim. 

Acredito que pode ser feitas comunicações incentivando a marcar menos reuniões possíveis, de que forma? 

- Envie sempre um e-mail com a pauta anteriormente: às vezes os participantes conseguem responder tudo já no email. 

- Chame sempre seus colegas no teams! O formato chat também é super eficaz para resolver pendências sem precisar ligar. Sem contar que fica registrado e evita desencontros de informações."

Não. "A quantidade de reuniões está insana e desnecessária. Temos reuniões que se quer envolve nosso time, nós ficamos apenas acompanhado o retorno e cobranças a um time paralelo durante a reunião, tem reuniões que chegam a durar 2 horas, sem a real necessidade. Há reuniões diárias para falar do mesmo tema, quando não teve se quer evolução, pois não conseguirmos dar sequência na demanda. Isso diminui a produtividade do trabalho, pois não conseguimos ter tempo hábil para desempenhar as funções e atividades de rotina. Sem contar que a pressão por entregar aumentou, e o tempo útil de trabalho, devido as reuniões, diminui."

Sim. "Mas temos muitas reuniões, temos que ver se ao invés de reuniões não podemos alinhar de outra forma, via slack, e-mail, documento do google, para otimizar o tempo, deixando reuniões para situações realmente indispensáveis."

Não. “Não, mas venho organizando minha agenda para focar em minhas metas e não participar de reuniões aleatórias a qual não sou um responsável direto.”

Não. “Muita reunião que, por falta de definição preliminar da pauta, hoje vejo que poderia ter sido um e-mail.”

Não. “O excesso de reuniões por conta do zoom tiram toda nossa rotina e programação do mês.”

Não. “Muitas reuniões e levantamentos para fazer ocupam um tempo importante.”

Não. “Infelizmente estamos tendo muitas reuniões, é dificil para para pensar e estruturar o trabalho que precise ser entregue, muitas vezes tenho que trabalhar fora do horário para dar conta.”

Não. “Muitas reuniões, muitos projetos em paralelo tiram o foco e acabo somente sustentando o trabalho sem ter tempo para introduzir experimentos / melhorias”

Não. “Temos reuniões recorrentes, que consomem mais ou menos 21hs semanais. Recebi hoje um report da própria [Empresa], ou seja. 45% do tempo estamos em reuniões, que em sua maioria, poderiam ser quinzenais, ou até mensais."

Não. “Não é sempre, as vezes a quantidade de reuniões atrapalha, mas na maioria das vezes é suficiente sim.”
Sim. "Sim, porém temos um volume grande de reuniões e com o hibrido é complicado ir pra o escritório e ficar o tempo todo em reunião de vídeo."


  • Saber priorizar e organizar

A liderança deve ser a detentora dos processos e procedimentos de suas equipes. Para que a rotina de trabalho funcione de forma fluída, é necessário trabalhar com previsão de algumas urgências ou ter flexibilidade para poder repriorizar entregas. Se possível, revise o acordo de nível de serviço (SLA) e faça um alinhamento geral de objetivos para deixar claro o que se quer entregar enquanto empresa. Isso irá possibilitar que as pessoas colaboradoras  e líderes entendam suas urgências e demandas.


Sim: "Essa pergunta é bem importante pq tempo nós temos, mas é preciso muita organização! Como a demanda é super alta, se não soubermos administrar nossos horários ao longo da semana, não conseguimos dar conta de tudo"

Não: "Pois novas demandas mais importantes e elencadas pela gerência sempre surgem antes do finalizá-las"

Sim: "A [empresa] nos permite organizar nosso planning semanal de forma que seja possível organizar as entregas. Isso é um ponto positivo. Além de existir espaço para ajustes"

Não: "Percebo que a cada dia aparecem novas tarefas e processos, porém de forma muito rápida e desorganizada. Sinto como se nem acabassemos uma coisa e já começássemos a incluir novos afazeres ou processos. Tarefas técnicas, de gestão e reuniões extensas de uma só vez e muitas vezes em mais de um projeto simultaneamente, esses fatores oneram muito nossa agenda e não nos permite focar em um ponto por vez, isso faz com que eu perca muito minha produtividade. A empresa é maravilhosa, mas falta um pouco de organização nos papéis e atividades de cada membro." 

Não. "Muitas demandas chagam em cima da hora, com prazos curtíssimos e muitas vezes faltando informações o que compromete a entrega do trabalho a ser realizado e das outras demandas que já haviam sido planejadas."

Não. "A demanda é crescente e o head count não acompanha este crescimento. Somos cobrados pelo banco de horas e horas extras e ficamos em uma situação complicada pois temos prazos para entregar as demandas, e muita das vezes não conseguimos fazê-las dentro do horário de trabalho."
Não. "Como algumas coisas - a maioria - são definidas/decididas aos 45 do segundo tempo, fica inviável ter um tempo bom adequado para trabalhar. Ao até precisamos ir mudando o rumo que havia sido definido com "o carro andando", o que acontece com muita frequência."

Sim. "É notório o quanto melhoramos quanto ao volume de trabalho desempenhado por cada um. Estamos podendo fazer com mais tempo e maior qualidade, sem comprometimento da saúde mental."

Sim. “Tenho me esforçado para administrar bem meu tempo e saber quais tarefas aceitar, quais delegar ou negar, isso tem me ajudado. Realmente somos muito demandados na [Empresa], mas acredito que sabendo falar não as coisas melhoram. Cabe culturalmente a todos entender que o "não" é uma forma de performar melhor e priorizar os itens mais relevantes, e não algo pessoal com quem teve sua demanda negada.”

Sim. “temos um planejamento adequado e colaborativo que permite exercer as tarefas de maneira segura e eficaz... os contratempos são administrados com uma gestão eficaz”

Sim. “E necessário um planejamento diário das tarefas do dia e já pensar no dia seguinte, assim consigo conciliar as reuniões com os afazeres do dia, e a busca por novas parcerias.”

Sim. “Sim , no inicio do mês , fizemos o planejamento ; durante o mês fizemos algumas atualizações e alterações . Ter o planejamento é importante para desenvolver as tarefas”

Sim. “Sim. Na verdade os prazos são ajustados em reunião onde participo ou seja, não são jogados "goela abaixo" por isso tenho tempo hábil para minhas funções. Claro que as vezes acontecem fatores fora da curva mas são exceções.”


  • Cuidado com o dimensionamento da equipe conforme volume de demanda

Após a revisão de reuniões e acordo do nível de serviço, é possível surgir o entendimento de que seja necessário expandir o time: seja com contratações temporárias ou novos cargos definitivos. É importante entender o contexto da equipe e os planos de crescimento da empresa antes de tomar a decisão de contratações.


Não: "Com a mudança de gestão não tenho tempo para desempenhar tantas tarefas. Muitas solicitações e pouco tempo para fazer. Muito trabalho e pouco braço."

Não. "Os últimos meses em CS, na verdade, foram bastante intensos e as demandas só têm aumentado, devido a uma chegada maior de clientes. Ainda é necessário que a equipe cresça, tanto de Ongoing, quanto de Onboarding."

Não. "O volume e diversidade de demandas às vezes compromete o tempo definido pra realizar a tarefa."

Não. "Nos últimos 30 dias, não. Participei de alguns projetos específicos que iniciaram com tempo "estourado", então além de levar alguns projetos atrasados, ainda tínhamos as tarefas normais em andamento.. Porém, com a volta recente de membros da equipe que estavam afastados, acredito que diminuirá a carga de tarefas, ajudando no tempo para desempenho das tarefas."

Não. "A equipe está em um força tarefa trabalhando constantemente além do horário."

Não. "Tivemos algumas mudança que demandou mais esforço em algumas partes, deixando outras para posterioridade. Está faltando braço na equipe."

Não. “Entendo que a meses vejo o departamento operacional que engloba (ADM. Comercial e RH) extremamente sobrecarregado, precisamos de braços como assistentes ou estagiários para desafogar de tarefas simples e poder nos dedicar a estratégias e planejamentos da empresa.”

Não. “Embora a empresa esteja sinalizando para aumento da equipe, o volume de trabalho ainda é muito alto.”

Sim. “As ações foram cumpridas em virtude do expediente estendido, caso contrário não seria possível. Muito mais do que tempo versus demandas é a necessidade de termos os profissionais certos/diferenciados, e que muitas vezes refletem em um time menor, pois com pessoas mais qualificadas e preparadas diminui a necessidade de termos um head count maior, refletindo no tempo suficiente.”

Não. “Não, pois devido a saída de alguns integrantes do time, acabei ficando sobrecarregada.”

Não. “Infelizmente o tempo disponível de trabalho é inferior ao volume de demandas e não temos braços suficientes no time, e sem previsão de contratação”

Não. "A quantidade de colaboradores da equipe não corresponde ao número de atividades que desempenhamos.. minha área depende da demanda de outras áreas dificultando o desempenho da finalização. Precisamos de pessoas comprometidas."

Sim. "Nos últimos 30 dias até que sim. Acho que as coisas estão melhorando na área (por conta da automatização das rotinas e mais pessoas sendo contratadas), o que tem nos aliviado muito."


Sentimentos identificados


  • Retrabalho + trabalhos operacionais

Não. "Em função da falta de ferramenta adequada ou com a falha da mesma, é necessário atividades manuais para identificar e mitigar os erros, com isso deixamos de investir tempo e energia na melhoria dos processos e em atividades que agregam valor ao negócio. O resultado disso é a necessidade de horas adicionais para o cumprimento de todas as tarefas." 

Não. "Temos uma grande quantidade de trabalho manual, além da dependência que os outros times tem do [TIME]. Nas últimas semanas estamos trabalhando contra-atacar os dois pontos citados, de forma que houve tempo para execução das tarefas. Caso a carga de trabalho aumente poderão ocorrer atrasos frequentes no roadmap."

Não. "ao contrario do esperado em muitos casos, o tempo é sempre mandatório, as demandas chegam com alta prioridade e sem prazo para realização, o trabalho é feito e num segundo momento tem sempre um retrabalho ou erro de negocio identificado inviabilizando o uso. Coisa que com o tempo correto poderia ter sido evitado ou identificado antes de ir para podrução."


  • Necessidade de manutenção do Home Office

Não. "O homeoffice para líderes demanda mais esforço. Preciso invariavelmente de pelo menos 3 ou 4 horas a mais por dia para realizar as mesmas coisas que no modelo presencial"

Sim. "Em homeoffice isso é meio relativo, pois não fazemos as pausas corretas de almoço e acabamos esticando o horário para terminar devida tarefa, assim como em alguns casos paramos antes quando concluimos uma atividade. Tenho tentado me policiar aos fds, pois uma vez que estamos em isolamento e com a area de trabalho em casa, é meio inevitável não aproveitarmos para colocar algumas coisas em dia ou fazer alguma analise."
Sim. "Se o trabalho for home oficce, devido ao presencial notei que o rendimento caiu muito."

Não. "Um dos grandes problemas do home office é que mesmo quando você não está mais em horário de trabalho, o trabalho não te deixa."
Sim. "Sim. Sinto-me mais produtiva no modelo home office. Como acordo mais tarde, por conta de não ter que pegar transporte, sinto mais disposta. Isso afeta no meu raciocínio. Tenho a impressão que consigo pensar melhor e desenvolver atividades com mais qualidade."

Não. "O volume excessivo de reuniões via zoom, Work Place e presencial, atrapalha demais a execução dos trabalhos. Muitas vezes para dar conta, precisamos extender o horario (o que não é computado em nosso banco de horas qdo estamos em home office) e ate trabalhar aos finais de semana para podermos responder aos e-mails e atender aos prazos de entrega."

Não. "Desde que iniciamos o regime de trabalho home office, a carga de atividades parece ter aumentado e não há um controle sobre o horário, já que a empresa não disponibiliza uma maneira de registrar o ponto"

Não. "Muita reunião as pessoas perderam a noção depois do home office, antes quase não tinha reunião de nada."


  • Trabalhar com terceiros dificulta a organização de prazos

Não. “Não. Algumas atividades que realizamos possuem dependência de terceiros e isso impacta em nosso cronograma. Como também no processo de internalização surgem demandas e atividades não previstas que tornam mais difícil a entrega no tempo previsto”

Sim. “A demanda é bem grande, mas o tempo requer organização! Meu maior problema é que para executar minhas tarefas preciso da informação de terceiros!”

Sim. “dentro do check list diário tive, porem as demandas extras e apoio a outras área demanda um tempo extra fora do previsto”

Não. “Todas designadas a mim foram acatadas e entregues nos prazos estimados. Mas, muitas de nossas demandas da área necessitam da participação de terceiros e esses terceiros não nos ajudaram na questão dos prazos, e consequentemente, metas da área não foram batidas no prazo estipulado e esperado.”

Não. “Depende, minhas atividades também depende de terceiros, tem dias que enviam muita coisa e tem dias que é bem mais tranquilo.”

Não. “Relativamente sim, quando não houve pendencias de terceiros o trabalho pode ser concluído em tempo.”

Sim. "Tempo sim mas na grande maioria o problema não é tempo e sim depender de outras áreas e pessoas para desempenhar as tarefas."