Visão Geral

Para que as empresas deem voz aos colaboradores através das pesquisas pulse e estimulem a troca de reconhecimento e feedback, a Vaipe requer que os usuários respondentes estejam cadastrados na plataforma. Esses dados mudam com o tempo e podem ser usados para diferentes pesquisas.


É possível que os usuários respondentes sejam cadastrados um de cada vez mas sempre é bom ter a opção de adicionar usuários respondentes de uma vez só. Além disso, as pessoas mudam para novos departamentos, se tornam líderes e poder atualizar tudo de uma única vez facilita.


O processo de importação de usuários respondentes em massa envolve as etapas principais abaixo: 


  1. Como um administrador, acesse sua conta na Vaipe.

  2. Clique em seu nome no canto superior direito e depois acesse “Dashboard antigo''. Depois, no menu lateral esquerdo, selecione a opção colaboradores > lista de colaboradores.

  3. Clique no botão "baixar lista completa" para fazer o download do arquivo com as informações dos seus colaboradores. Para fazer as importações, utilize o modelo disponibilizado pela plataforma acessando "Baixar modelo de planilha".

  4. As informações sobre como cadastrar cada campo da planilha estão detalhadas mais abaixo ainda nesse artigo. Além disso, ao passar o cursor do mouse em cima de cada campo a ser preenchido, é possível visualizar as orientações de preenchimento.

  5. Na planilha, atente-se para as seguintes dicas:

    1. Caso for adicionar um colaborador, basta incluí-lo em uma nova linha, fique atento às colunas que são obrigatórias (nome, email e CPF).

    2. Caso queira alterar as informações de usuários respondentes ativos, altere os campos (com exceção do CPF, que é a chave primária);

    3. Certifique-se de que a aba se chama “Cadastro de colaboradores” e não altere o nome das colunas da planilha;

    4. Deixe apenas as linhas dos novos usuários e os usuários respondentes ativos que você quer fazer atualização.

    5. Delete as colunas Data de Desligamento, Razão de Saída e Ativo? (R, S e T) - caso haja;

    6. O título das colunas têm que ser a linha 1, ou seja, delete linhas que estejam acima dos títulos das colunas;

  6. Após preencher a planilha, dentro da plataforma da Vaipe acesse em colaboradores ou grupos "Importar planilha".

  7. Selecione a planilha que você fez as alterações e aperte enviar.

  8. A sua planilha ficará em processamento alguns instantes. Caso tenha algum erro em alguma linha, clique em detalhes para entender onde pode ter ocorrido um problema.


O que não está incluso na importação em massa:

Alguns tipos de atualização não estão inclusos na importação em massa: 

  1. Alteração de CPF: a chave primária para a importação é o CPF. Caso queira alterar o CPF de um usuário respondente, edite na sua conta individualmente. 

  2. Desativação de usuários respondentes;

  3. Reativação de usuários respondentes. 


Quando as alterações ficam ativas:

As alterações feitas em usuários respondentes (seja inclusão ou mudança de informação) ficam ativas para pesquisas pulse futuras. As respostas de pesquisas anteriores, em andamento ou já configuradas (caso de mapeamento) não são afetadas por alterações feitas durante o processo de importação de usuários. O mesmo vale para mudanças individuais na plataforma. 


A Vaipe sempre retém as informações cadastrais dos respondentes (exceto e-mail, celular e username do Slack) que estavam válidas no momentos do lançamento da pesquisa (ou configuração no caso de mapeamento).


Como preencher cada um dos campos da importação em massa:


Veja as dicas de como preencher a planilha campo a campo para garantir o sucesso na importação.


Nome da aba: “Cadastro de colaboradores”


Dados obrigatórios:



Nome do campo

Obrigatório?

Dicas

Nome (obrigatório)

Sim

  • Os usuários verão o nome deles cadastrado nesse campo na página de resposta.

  • Algumas empresas que cadastram como a pessoa prefere ser chamada. 

E-mail (obrigatório)

Sim

  • Verifique se não há espaço no meio

CPF (obrigatório)

Sim

  • Pode estar com ponto ou traço, sem ponto ou traço.

  • Uma mesma empresa não pode ter mais de um usuário com o mesmo CPF.


Perfil de colaboradores da sua empresa: para saber em tempo real qual o perfil do seu time (sexo, departamento, senioridade, etc.), preencha essas informações. 




Nome do campo

Obrigatório?

Dicas

Sexo (opcional)

Não

  • Escolha dentre as opções padrão da Vaipe para alocar o usuário ou deixe em branco:

    • Masculino

    • Feminino

Departamento (opcional)

Não

  • Escolha dentre as opções de departamentos padrão da Vaipe para alocar o usuário ou deixe em branco:

    • Administrativo

    • Business Intelligence

    • Comercial

    • Compliance

    • Compras

    • Comunicação

    • Contábil

    • Controladoria

    • Criação

    • Departamento pessoal

    • Financeiro

    • Fiscal

    • Gestão

    • Jurídico

    • Logística

    • Marketing

    • Operação

    • Produto

    • Produção

    • Relacionamento com cliente

    • Relações com investidores

    • RH

    • Tecnologia

    • Outros

    • Indefinido

Senioridade (opcional)

Não

  • Escolha dentre as opções de departamentos padrão da Vaipe para alocar o usuário ou deixe em branco:

    • Sênior

    • Pleno

    • Júnior


  • As empresas entendem que a definição mais adequada para a classificação nesses campos é abaixo: 

    • Sênior: alta liderança, C-level, diretores.

    • Pleno: média liderança, coordenadores, gerentes e também especialistas.

    • Júnior: analistas, assistentes, estagiários, jovens aprendizes.


Informações para canais de interação:



Nome do campo

Obrigatório?

Dicas

Celular (opcional)

Não

  • Utilizado para usuários que recebem a notificação da Vaipe via SMS: 

    • Cadastre o celular com DDD seguido dos números. 

    • Não adicione o código DDI.

    • Celulares com DDI diferente de +55 podem ser alterados apenas individualmente na plataforma.

Usuário do slack (opcional)

Não

  • O usuário correto é o username. 

  • Cuidado para não preencher com display name ou email. 

  • Para informações de como extrair o username corretamente, verifique as instruções aqui.

Forma de envio (opcional)

Sim

  • Cada usuário respondente pode receber as interações da Vaipe pelo canal mais adequado. 

  • Lembrando que no caso do Slack e Teams, caso a integração não tenha sido feita pelo administrador(a) da plataforma, o usuário não irá receber.

  • Se este campo estiver em branco/vazio, será automaticamente preenchido com “Todas as opções”.

  • Escolha entre as opções abaixo: 

    • Email

    • SMS

    • Slack

    • Teams

    • Todas as opções


Perfil de colaboradores da sua empresa: para saber em tempo real qual o perfil do seu time (idade média, tempo médio de casa, etc.), preencha essas informações. 




Nome do campo

Obrigatório?

Dicas

Data de nascimento (opcional)

Não

  • Formatos aceitos: DD/MM/AA ou DD/MM/AAAA

Data de admissão (opcional)

Não

  • Formatos aceitos: DD/MM/AA ou DD/MM/AAAA

Escolaridade (opcional)

Não

  • Escolha dentre as opções padrão da Vaipe para alocar o usuário ou deixe em branco:

    • Fundamental - Incompleto

    • Fundamental - Completo

    • Médio - Incompleto

    • Médio - Completo

    • Superior - Incompleto

    • Superior - Completo

    • Pós-graduação (Lato sensu) - Incompleto

    • Pós-graduação (Lato sensu) - Completo

    • Pós-graduação (Stricto sensu, nível mestrado) - Incompleto

    • Pós-graduação (Stricto sensu, nível mestrado) - Completo

    • Pós-graduação (Stricto sensu, nível doutor) - Incompleto

    • Pós-graduação (Stricto sensu, nível doutor) - Completo

    • Indefinido


Tipo de funcionário (opcional)

Não

  • Escolha dentre as opções padrão da Vaipe para alocar o usuário ou deixe em branco:

    • Pessoa Jurídica

    • Autônomo

    • CLT

    • Estagiário / Aprendiz

    • Diretor estatutário

    • Indefinido

Função de liderança? (opcional)

Não

  • Escolha dentre as opções padrão da Vaipe para alocar o usuário ou deixe em branco:

    • Sim

    • Não

    • Indefinido


Outras informações: 


Nome do campo

Obrigatório?

Dicas

Salário bruto (opcional)

Não

  • Utilizar a pontuação de casa decimal (vírgula) como ponto (.) Preencher apenas com dados numéricos.

Média do bônus (opcional)

Não

  • Utilizar a pontuação de casa decimal (vírgula) como ponto (.) Preencher apenas com dados numéricos.

Frequência do bônus (opcional)

Não

  • Escolha dentre as opções padrão da Vaipe para alocar o usuário ou deixe em branco:

    • Mensal

    • Bimestral

    • Trimestral

    • Semestral

    • Anual

    • Indefinido



Importante: essa importação não contempla a atualização de grupos ou atualização de colaboradores desativados. Somente das informações cadastrais referentes aos colaboradores que estão ativo